الرئيسية » ملفات » أتمتة المكاتب

تدريب - الارشفة الالكترونية
2013-02-18, 2:52 PM
عرف الأرشيف التقليدي بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً. ويحتل قسم الأرشيف في كل جهة حكومية حيزاً مكانياً كبيراً بحيث أصبح يشكل عبئاً على الجهات الحكومية ويستنزف الكثير من المال والوقت والجهد، ويستقطب عدداً من الموظفين تكون الجهات الحكومية في أشد الحاجة لخدماتهم في أقسامها وإدارتها الأخرى المختلفة .

في عصر المعلوماتية ذوي التطبيقات المتعددة، ظهرت الأرشفة الإلكترونية كتطبيق معلوماتي جديد، يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة إسترجاعه .وتهدف الأرشفة الإلكترونية إلى حفظ الملفات وتخزينها واسترجاعها بطريقة آلية سهلة ومرنة.

ومميزات الأرشفة الإلكترونية كثيرة ومتعددة منها، حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف وهذا كثيراً ما يحدث في الأرشيف التقليدي، وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند، وأيضاً إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

يعد الأرشيف الإلكتروني وسيلة عمل مهمة لأي مؤسسة أو منشأة، نظراً للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله، كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي،وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها، والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاماً على كل مؤسسة أو منشأة حكومية كانت أو خاصة أن تواكب العصر وتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، وذلك تحقيقاً لمصلحتها ومصالح مستفيديها


د. فهد بن ناصر العبود.




- ما هو الارشيف التقليدي ؟ 

- كيف يمكننا نقل الوثائق الورقية - المطبوعة - الى جهاز الحاسب ؟

- اذكري بعض الطرق المتاحة لاسترجاع المستندات عبر استخدام الارشفة الالكترونية ؟

- من الممكن تحويل محتوى الملفات و المستندات في الارشيف الالكتروني الى قاعدة بيانات ؟ 


الفئة: أتمتة المكاتب | أضاف: Hanan
مشاهده: 976 | تحميلات: 0 | تعليقات: 11 | الترتيب: 0.0/0
مجموع التعليقات: 111 2 »
11  
هي عباره عن وثائق او مستندات اوملفات يتم تصنيفها للرجوع اليها للرجوع اليها وقت الحاجه وبما انها تقلديه تكونتنظيها واسترجاعها يكون يدويا

2)يتم نقل تخزين الملفات والستندات والوثائق عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثه فيتم دخولها الى جهاز الحاسب

3)ويتم استرجاع المستندات عبر استخدام الارشفه الاكترونيه عن طريق عده طرق مختلفه مثل الاسم،والرقم ،او باسم الموضوع

4)ومن الممكن ويتم يسهوله تحويلالمستندات والملفات التي توجد بالرشيف الى قاعده من البيانات تسهل الوصول اليهاعند الحاجه والاستفاده بها

10  
ج1:عرف الأرشيف التقليدي بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.

ج2:يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة إسترجاعه

ج3: 1_تهدف الأرشفة الإلكترونية إلى حفظ الملفات وتخزينها واسترجاعها بطريقة آلية سهلة ومرنة
2_حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف وهذا كثيراً ما يحدث في الأرشيف التقليدي، وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً
3_الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند،

ج4:مكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها
إمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها، والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاماً على كل مؤسسة أو منشأة حكومية كانت أو خاصة أن تواكب العصر وتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، وذلك تحقيقاً لمصلحتها ومصالح مستفيديها

9  
1)عرف الأرشيف التقليدي بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً 3)طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو
مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند
2)
يعد الأرشيف الإلكتروني وسيلة عمل مهمة لأي مؤسسة أو منشأة، نظراً للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله، كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي،وإمكانية 4)وأيضاً إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها

8  
ج/1هو مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.
ج/2عن طريق الماسح الضوئي
ج/3 عن طريق الاسم-الرقم –المحتوى- الموضوع
ج/4 نعم يمكن تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

7  
ج1) مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.
ج2) تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي (Scanner) والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة إسترجاعه.
ج3) الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره.
ج4) إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

6  
ج1/أنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.

ج2/عن طريق الماسح الضوئي.

ج3/ عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره،

ج4/نعم , إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

5  
عرف الأرشيف التقليدي بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.

2 يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة

3 عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند، وأيضاً إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

4 إمكانية تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها

4  
س1/ما هو الارشيف التقليدي؟
مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.

كيف يمكننا نقل الوثائق الورقية - المطبوعة - الى جهازالحاسب ؟
يتم نقلها عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحده متكاملة ومترابطة باسلوب يتناسب مع اهمية المستند ومحتوياتة وطريقة استرجاعة.

ذكري بعض الطرق المتاحة لاسترجاع المستندات عبر استخدام الارشفة الالكترونية ؟
يكون الاسترجاع بطريقة مباشرة في نفس الوقت وبطريقة مرنة وسهلة وذلك بالبحث عن طريق الاسم او الرقم او الموضوع او غيرة .

من الممكن تحويل محتوى الملفات و المستندات في الارشيف الالكتروني الى قاعدة بيانات ؟

نعم من الممكن تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.

3  
ج1: بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.
ج2: يقوم على أساس تخزين الملفات والمستندات عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة إسترجاعه
ج3: إمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره، وكذلك الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة، وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند،
ج4: نعم من الممكن تحويل محتوى الملفات أو المستندات إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها

2  
ج1/
بأنه مجموعة من الملفات أو المستندات أو الوثائق المحفوظة بطريقة تصنيف معينة لغرض الرجوع إليها عند الحاجة، ويتم تنظيم الملفات وحفظها واسترجاعها يدوياً.

ج2/
عن طريق الماسح الضوئي والتقنيات الحديثة وحفظها كوحدة متكاملة ومترابطة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته وطريقة إسترجاعه

ج3/
1/ حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف
2/ وإمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة مثلاً، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره
3/ وسهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي مستند

ج4/
نعم يمكن ذلك

1-10 11-11
إضافة تعليق يستطيع فقط المستخدمون المسجلون
[ التسجيل | دخول ]
فئة القسم
summer classes [6]
تقنية المعلومات [15]
المحاضرات و النماذج المتعلفة بمادة تقنية المعلومات
الاتصالات الانسانية [15]
محاضرات مادة الاتصالات الانسانية
ادارة مؤسسات المعلومات [11]
محاضرات مادة ادارة مؤسسات المعلومات
نصوص انجليزية [25]
مشاريع المعلومات التجارية [9]
أتمتة المكاتب [12]
تحليل و تصميم [35]
إحصائية

المتواجدون الآن: 1
زوار: 1
مستخدمين: 0